1. Quản lý, trình duyệt văn bản đến
– Hỗ trợ gõ văn bản trực tiếp.
– Nhập văn bản đến qua máy scaner, email, fax…
– Đánh số văn bản tự động hoặc văn thư tự đánh số.
– Luân chuyển, xử lý văn bản đến nhanh chóng.
– Lập phiếu xin ý kiến gửi đến chuyên viên, lãnh đạo.
– Tự động tập hợp ý kiến khi được trả lời.
– Cập nhật thông tin xử lý văn bản đến.
– Tự động nhắc việc cho người dùng khi có văn bản cần xử lý.
2. Quản lý, trình duyệt, phát hành văn bản đi
– Lập dự thảo văn bản đi, gắn kèm các file tài liệu liên quan.
– Luân chuyển dự thảo văn bản đi.
– Cập nhật thông tin về dự thảo văn bản, lưu bút lục ý kiến chỉ đạo của cấp trên.
– Lập phiếu xin ý kiến gửi đến chuyên viên, lãnh đạo.
– Tự động lưu trữ sửa đổi dự thảo văn bản thành các phiên bản khác nhau.
– Cấp số cho văn bản đi.
– Phát hành văn bản đi qua mạng.
3. Quản lý hồ sơ công việc
– Lập hồ sơ công việc giúp phân loại và quản lý văn bản, giấy tờ một cách dễ dàng hơn.
– Cập nhật kết quả giải quyết công việc, sau đó đóng hồ sơ, hệ thống sẽ tự động lưu trữ.
– Lập, xóa bỏ tài liệu trong hồ sơ công việc.
– Phân quyền quản lý hồ sơ công việc.
4. Quản lý thông báo chung
– Lập, xóa bỏ hòm thư thông báo chung cho toàn cơ quan, phòng ban hay từng nhóm cụ thể.
– Gửi thông báo, nội quy, kết luận giao ban… đến cán bộ thông qua các hòm thư đã tạo.
5. Quản lý gửi nhận email, chia sẻ file
– Tích hợp tiện ích gửi nhận email.
– Chia sẻ file trực tiếp tránh lây nhiễm virus.
6. Hệ thống phân quyền
– Thiết kế cho nhiều lớp người sử dụng khác nhau trong cùng một cơ quan.
– Tùy đối tượng sử dụng mà có những quyền hạn với từng loại dữ liệu khác nhau.
7. Khai thác thông tin
– Tra cứu văn bản đến, văn bản đi, hồ sơ công việc theo nhiều tiêu chí khác nhau.
– Tìm kiếm văn bản theo nội dung toàn văn (Full Text).
– Lập báo cáo tổng hợp thống kê văn bản đến, văn bản đi.
– Lập báo cáo tổng hợp tình hình quản lý hồ sơ công việc và tình hình xử lý công việc.
– Cung cấp công cụ quản lý công việc, xem văn bản được giải quyết đến đâu, ai đang giữ, sẽ đi tiếp tới đâu…
8. Quản trị hệ thống
– Lập danh sách người sử dụng, nhóm sử dụng.
– Lập danh mục chức danh người sử dụng.
– Công cụ sao lưu, khắc phục các sự cố và phục hồi dữ liệu.